Fraude in de bakkerij

Vertrouw maar controleer

Fraude in de bakkerijsector komt vaker voor dan je denkt. Het is een pijnlijke realiteit waar veel ondernemers mee te maken krijgen. Naast financiële schade heeft het ook een grote emotionele impact. Met de juiste maatregelen kun je de risico’s verkleinen.”

Bakker K uit Noord-Holland had nooit gedacht dat het hem zou overkomen. “De eerste signalen kwamen van twee nieuwe medewerkers die opmerkten dat er iets niet klopte, vertelt Bakker K. “De medewerker werkte al ruim tien jaar bij ons. Het wisselgeld klopte wel eens niet, maar dat ging om kleine bedragen. Ik schonk er, tot die melding, niet veel aandacht aan. Ik heb zelfs een paar keer samen de Cash-it kassa afgesloten, om het haar nogmaals te leren.”

Als je gaat nadenken hoeveel geld er is gestolen, word je helemaal gek

Vreemde dingen

Bakker S uit Zeeland kwam er per toeval achter. “Ik zat op kantoor door de transacties te scrollen en toen zag ik vreemde dingen. Omdat de medewerker al vele jaren bij ons werkte en al iets ouder was, dacht ik dat ze niet goed snapte hoe de kassa werkte, maar ze deed het precies zoals het hoorde.”

Onderzoek kassagebruik

Omdat beide ondernemers het niet vertrouwden, hebben ze contact opgenomen met Marti Orbak Software. “Zij hebben de data van mijn Cash-it kassa ingelezen in hun fraude tool”, vertelt Bakker S. “Hierin konden zij precies het kassagebruik van de medewerkers zien. Al snel was duidelijk dat het niet klopte. Sterker nog, er rolde ook een tweede medewerker uit! Ik kon het niet geloven”, vertelt Bakker S. “Waarom doen ze dit? En hoe kan ik dit niet door hebben gehad? Maar ik had helemaal geen reden om ze niet te vertrouwen. De winkel haalde goede omzet en de dagafsluiting klopte altijd. Het liefste had ik de medewerker er direct mee geconfronteerd en de winkel uitgezet, maar dat zou niet slim zijn.”

Hard bewijs verzamelen

Bakker S heeft contact opgenomen met Silvia van Nieuwland van Beko Advies. “Als het je overkomt ben je geneigd om uit emotie direct te handelen, heel logisch, maar daarmee snijd je jezelf alleen maar in de vingers", vertelt Silvia. Je moet eerst hard bewijs verzamelen.” Beide ondernemers hebben experts ingeschakeld en onopvallende camera’s geplaatst in de winkels. ”Twee weken lang werd alles in de winkel gefilmd”, vertelt Bakker K. “Op de beelden was goed te zien hoe de medewerker te werk ging. Toen er genoeg bewijs was, heeft de expert de medewerker geconfronteerd. Na het zien van de beelden kon ze niet anders dan bekennen. Ze is direct op staande voet ontslagen.”

Het kost veel meer dan geld

“Je kunt je van tevoren echt niet indenken wat voor impact het heeft, zowel op de organisatie als op jezelf”, vertelt Bakker K. “Het kost zoveel meer dan alleen het geld dat wordt gestolen. Het hele bedrijf heeft er last van. Je moet echt weer vertrouwen krijgen in elkaar.” Bij beide ondernemers heeft het erg veel energie gekost waarbij de emoties hoog opliepen; boosheid, verbijstering en het verlies van vertrouwen.

Tips om fraude te bemoeilijken

Verwijder fraudegevoelige knoppen op de kassa (zoals een 'Diverse' knop en 'Kas uit'
Maak heldere afspraken over wat medewerkers wel en niet mogen met geld/producten
Voeg een fraudeclausule toe aan de contracten
Controleer regelmatig
Neem steekproeven
Laat medewerkers altijd inloggen
Laat winkelmedewerkers de levering lijst controleren
Valt kasverschil te verklaren?

Neem maatregelen

“Fraude kan ik nooit helemaal voorkomen, maar ik kan het wel bemoeilijken, zegt Bakker S.” Ik heb daarom ook geen cash geld meer in mijn winkel, één kassa is nu pin-only en aan de andere kassa zit een Easy Cash geldverwerkingsautomaat gekoppeld. Ook heb ik een groot aantal kassafuncties laten uitschakelen, zoals de ‘Diverse’ knop en ‘Lade Open’ knop.” Bakker K geeft collega bakkerijondernemers het advies om alert te blijven. “Denk niet dat het jou niet kan overkomen. Blijf controleren en neem steekproeven! Heb je twijfels? Neem dan contact op met jouw softwareleverancier.”

Deskundig Advies

Hoe ga je correct te werk? Silvia van Nieuwland en Patrick van Duijnhoven van Beko Advies hebben al veel bakkerijondernemers ondersteund bij het vermoeden van fraude. “Je moet uitkijken voor verkeerde aannames, dus het is belangrijk om eerst uitgebreid onderzoek te doen”, aldus Silvia. “Voor het onderzoek is het heel gunstig als de bakker met bakkerijsoftware zoals Bake-it, Orbak en Cash-it kassa’s werkt, ondernemers kunnen daar veel uithalen. Zijn het domme fouten of is er meer aan de hand? In de meeste gevallen wordt de fraude gepleegd door medewerkers die denken dat ze ermee weg kunnen komen, de kick. Soms zit er meer achter, zoals een verslaving of geldproblemen.” “Het kan ook jouw meest waardevolle medewerker zijn”, vult Patrick aan. “Het begint altijd klein, maar als het niet wordt opgemerkt, wordt het met de tijd groter, daarom is het belangrijk om alert te zijn op afwijkingen en medewerkers hierop aan te spreken.”

Het begint klein, dus blijf alert.

Leg vast, vertrouw en controleer

Om juridisch sterk te staan adviseren Silvia en Patrick om van tevoren duidelijke afspraken te maken en protocollen vast te leggen, vermeld wat medewerkers wel en niet mogen en wat de consequenties zijn. Ons grootste advies: “Voorkomen is beter dan genezen, dus leg vast, vertrouw en controleer.”

Vermoed je fraude?

Als jouw software leverancier kunnen wij met onze fraudetool onderzoeken of er vreemde dingen gebeuren. Zijn kassaverschillen te verklaren? Is er buitensporig functiegebruik? Wordt de software niet goed gebruikt? Ook kunnen wij adviseren om bepaalde knoppen van de kassa te verwijderen of te beveiligen met een wachtwoord.

Laat ons jouw data onderzoeken via onze fraude tool
Handel niet uit emotie – Dit kan juridische complicaties veroorzaken.
Doe geen overhaaste beschuldigingen – Verzamel eerst waterdicht bewijs.
Ga het niet zelf aanpakken – Schakel experts in die weten hoe je dit professioneel en juridisch correct aanpakt.

Neem bij twijfel direct contact met ons op !