Fraude in de bakkerij
Je kan het nooit helemaal voorkomen
Maar wel moeilijker maken
Fraude in de bakkerij kan aanzienlijke financiële en emotionele gevolgen hebben. Gelukkig zijn er verschillende manieren om het risico te verkleinen. Door proactieve maatregelen te nemen, processen duidelijk te hebben en medewerkers bewust te maken van regels.
Beveilig kassaknoppen of schakel deze uit
Sommige kassaknoppen zijn fraude gevoelig. Denk eens aan de functieknoppen [Lade open] en [Kas uit] knop. Je kunt functieknoppen beveiligen met een wachtwoord of helemaal uitschakelen via Cash-it menu [Cash-it functies].
Ook adviseren wij geen artikelknop [Diverse] op de kassa te gebruiken. Die knop geeft geen enkele informatie over welk product is verkocht, het geeft geen bruikbare informatie. Zet daarom alle artikelen als knop op de Cash-it kassa. Mist een artikel op de Cash-it kassa? Op kantoor is deze zo aangemaakt.
Controleer regelmatig en neem steekproeven
Controle blijft belangrijk. Dat iets wel eens niet goed gaat, betekent niet dat er wordt gefraudeerd, het kan ook onwetendheid zijn. Je kunt dan nog een keer uitleggen hoe jij het wilt hebben. En is er een kasverschil, vraag aan de medewerker waar dit wordt veroorzaakt.
Als je niet altijd controleert, kun je medewerkers wél laten geloven dat je controleert. Het helpt als je medewerkers het gevoel geeft dat je betrokken bent met de winkel en hun werk.
Controle van de levering
Komt de chauffeur de winkellevering brengen? Laat de medewerker de levering dan controleren nav de pakbon. Zo weten ze of de juiste bestelling is geleverd en klopt de voorraad.
Laat medewerkers inloggen op hun naam
Gebruik geen algemene gebruiker, maar zorg ervoor dat elke medewerker zichzelf kan aan- en afmelden op de Cash-it kassa en onder de eigen naam werkt. Dit geldt ook voor een tijdelijke/eenmalige medewerker in die winkel of een stagiair.
Voeg een fraudeclausule toe aan de contracten
Je gaat altijd uit van het goede van de mens. Maar er blijven altijd medewerkers die misbruik maken van dit vertrouwen. Daarom is het belangrijk dat je dingen vastlegt voordat het misgaat. Het begint al met de arbeidsovereenkomst, hierin kun je al een hoofdstuk wijten aan fraude en diefstal.
Stel een huishoudelijk reglement op
In het huishoudelijk reglement staan alle procedures. Welk gedrag is geoorloofd en wat niet. En wat zijn de gevolgen bij diefstal. De medewerker moet hier voor tekenen. Alleen al die handtekening zorgt ervoor dat de medewerker op de hoogte is van de eventuele gevolgen en geeft je als bakker een sterkere positie. Zorg ervoor dat het huishoudelijk reglement op een zichtbare plek ligt, bijvoorbeeld in de kantine
Het is zowel voor jou als de medewerkers fijn als het duidelijk is wat wel en wat niet is geoorloofd. Wat gebeurt er met producten die over zijn? Mag het brood mee naar huis? Moet dit retour? Krijgen medewerkers korting? Wat wordt getolereerd en wat niet. Als dit duidelijk is, heb jij reden om medewerker erop aan te spreken én kunnen medewerkers elkaar hierop aanspreken. En ze weten dat voor iedereen hetzelfde geldt. Zonder duidelijkheid wordt het veel lastiger om iemand aan te spreken, zeker als je het altijd goed hebt gevonden.
Geen cash geld meer in handen
Door te werken met pin-only kassa’s (Cash-it pinkoppeling) of een combinatie van pin en een Cikam Easy Cash geldverwerkingsautomaat komen de medewerkers in de winkel niet meer in aanraking met cash geld. Hierbij minimaliseer je de verleiding en verklein je het risico op kasverschillen.
Met een Easy Cash automaat verwerkt de klant het contante geld zelf, waardoor het rechtstreeks in de automaat gaat en de medewerker hier geen toegang toe heeft. Dit zorgt niet alleen voor meer veiligheid, maar ook voor sneller en foutloos kassawerk. Daarnaast is het hygiënischer. Zo houd je de controle over je financiële processen zonder het werk voor je team ingewikkelder te maken.